ปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารก้าวไกลไปมาก ถือเป็นยุคการสื่อสารที่ไร้พรมแดนโดยแท้จริงไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนของโลกก็สามารถติดต่อสื่อสารกันได้เพียงแค่มีคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือหรืออุปกรณ์อื่น ๆ ที่เชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต การเปลี่ยนแปลงนี้ส่งผลกระทบต่อสังคม เศรษฐกิจ การศึกษา และอื่นๆ อีกมากมาย แม้แต่วิธีการทำงานในสำนักงานก็เช่นเดียวกัน ซึ่งหากไม่ปรับตัวและพัฒนาให้เท่าทันการเปลี่ยนแปลงแล้ว ก็จะส่งผลกระทบต่อองค์กรได้
ในปัจจุบัน องค์กรส่วนใหญ่มีวิธีการทำงานในสำนักงานเปลี่ยนแปลงไปมาก เนื่องจากมีการนำเครื่องมือที่ทันสมัยผนวกกับความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยสนับสนุนการทำงาน การสื่อสารในรูปแบบต่าง ๆ มีการพัฒนาให้ก้าวหน้าไปมาก และการส่งผ่านข้อมูลทำให้ลื่นไหลได้สะดวก รวดเร็ว สามารถประมวลผลได้ทั้นที (Real Time) ช่วยแบ่งเบาภาระงาน ทำให้การทำงานมีความรวดเร็วคล่องตัว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร การประมวลผลการจัดเก็บ การค้นหา และการส่งต่อข้อมูลภายในองค์กรหรือส่งออกภายนอกองค์กร สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและทันท่วงทีและประหยัดเวลามาก เมื่อเทียบกับวิธีการทำงานแบบดั้งเดิมที่ใช้การรับ-ส่งข้อมูลแบบกระดาษ ซึ่งใช้เวลาในการนำส่งสารและรอการตอบกลับ และหกต้องส่งไปหลายหน่วยงานก็ยังต้องทำสำเนาเพิ่มเติมรอการส่งเอกสารกระดาษกลับมาให้ครบถ้วนเพื่อประมวลผลต่อไป ซึ่งใช้ระยะเวลาในการรับ-ส่งเอกสาร และเสี่ยงต่อการสูญหาย สิ่งเหล่านี้มีผลกระทบต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ข้อมูลและผู้บริหารองค์กรที่ในบางเรื่องต้องทำงานแข่งกับเวลา
E-Office สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
E-Office หรือสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ ในบางครั้งก็ใช้คำว่า Office Automation หรือสำนักงานอัตโนมัติ คือการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ร่วมกับระบบเครือข่ายเทคนโลยีสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการในสำนักงานหรือองค์กร โดยมุ่งเน้นการบริหารจัดการเอกสารเข้า-ออก จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การจัดเก็บเอกสาร แก้ไขเอกสาร งานเอกสารทางด้านบัญชี และการใช้ประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย โดยอำนวยความสะดวกในเรื่องการลดขั้นตอน ลดระยะเวลา ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ(paperless) และอำนวยความสะดวกในการบริหารจัดการ การรับ-ส่งข้อมูลข่าวสาร มีการจัดเก็บเอกสารในลักษณะไฟล์ดีจิทัลอย่างเป็นระบบ มีความสะดวกรวดเร็ว และสามารถข้าถึงและค้นหาข้อมูลได้ง่าย แม้ว่าผู้ปฏิบัติงานจะไม่อยู่ในสำนักงานก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้
นอกจากนี้ ยังช่วยลดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร จะเห็นได้ว่าคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตรวมถึงเครื่องมืออุปกรณ์อื่น ๆ ที่จำเป็นมีบทบาทสำคัญในการทำงนในองค์กรต่าง" เป็นอย่างมาก ทุกหน่วยงานจะต้องมีไว้ให้พนักงานใช้เป็นเครื่องมือในการปฏิบัติงาน แม้กระทั่งในหน่วยงานภาครัฐเองก็รณรงค์และสนับสนุนให้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับใช้ในการปฏิบัติงานที่มีการติดต่อให้บริการกับประชาชน เช่น การใช้ฐานข้อมูลจากบัตร์ประชาชน (Smart Card) เชื่อมต่อกับข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐอื่น " ซึ่งลดภาระการใช้สำเนาบัตรประชาชน (Zero Copy) เพื่ออำนวยความสะดวกในการติดต่อหน่วยงานราชการ ลดขั้นตอนการปฏิบัติงานและเพิ่มความรวดเร็วในการเข้าถึงข้อมูล หรือที่เรียกว่า One Stop Service ติดต่องานหลายอย่างเสร็จสิ้นในที่เดียว หรือแม้กระทั่งในปัจจุบันความก้าวหน้าทางเทคโนโลยียังครอบคลุมไปถึงวงการด้านการเงินการธนาคาร ที่ส่งผลกระทบกับพนักงานธนาคารที่ถูกลดบทบาทลงไป เพราะมีแอปพลิเคชันและเครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัยสามารถตอบสนองการใช้งานในการเบิก ถอน โอนเงิน หรือธุรกรรมอื่น ๆ เพียงแค่ปลายนิ้ว โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปติดต่อยังเคาน์เตอร์ธนาคารอีกแล้ว
ภาพ 1 ตัวอย่างระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรหนึ่ง
หลักการทำงานของ E-Office คือ การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้กระดาษ โดยสร้าง >> ส่ง >> และลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ไม่ต้องพิมพ์กระดาษออกมาแล้วเสนอลงนาม ตามวิธีการทำงานแบบเดิมซึ่งเป็นปัญหาาอุปสรรคอย่างมาก ที่สำคัญเป็นการสิ้นเปลืองงบประมาณและทรัพยากรมากมาย เนื่องจากการพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษ 1 แผ่น มีค่าใช้จ่ายหลายอย่างเช่น หมึก เครื่องพิมพ์ พื้นที่จัดเก็บ ในความทันสมัยและการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว ก็ยังมีข้อดีและข้อเสียในด้านต่าง ๆ ดังนี้
ข้อดี
ข้อเสีย
แนวทางปฏิบัติที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรหรือหน่วยงานได้ทันที
บทสรุป
ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีในปัจจุบัน ส่งผลกระทบต่อวิถีการทำงานของบุคลากร หน่วยงานหรือองค์กรจึงต้องปฏิรูประบบการทำงาน ส่งเสริมและพัฒนาให้ความรู้กับบุคลากร ในการนำเครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่ใช้ปฏิบัติงานในสำนักงานทุก ๆ วันอยู่แล้วมาใช้ให้คุ้มค่าและเกิดประโยชน์สูงสุด ระบบสารสนเทศและซอฟต์แวร์ต่าง ฯ จะต้องเอื้อต่อการปฏิบัติงานและมีความเชื่อมโยงกัน รวมถึงมีข้อมูล (Data) ที่เป็นปัจจุบัน โดยผู้บริหารหน่วยงานหรือองค์กรจะต้องมีนโยบายและเล็งเห็นความสำคัญและความจำเป็นของการนำระบบ e-Office มาใช้ จัดให้มีการอบรมให้ความรู้ หรือพนักงานอาจจะเรียนรู้ด้วยตนเองจากการใช้งานในชีวิตประจำวัน (Learning by Doing) ซึ่งจะช่วยให้ประหยัดเวลาและทรัพยากร และอำนวยความสะดวกในการทำงานให้บุคลากร ลดขั้นตอนการทำงานให้น้อยลงแต่ได้ประสิทธิภาพมากขึ้น สนองนโยบายรัฐบาลไทยแลนด์ 4.0 เป็นการกระตุ้นให้หน่วยงานหรือองค์กรและบุคลากรเกิดการพัฒนา คิด ทำสิ่งใหม่ ๆ ที่ส่งผลต่อภาพลักษณ์และเกิดการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีขึ้น
บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของนิตยสาร สสวท. ผู้อ่านสามารถติดตามบทความที่น่าสนใจเพิ่มเติมได้ที่ https://magazine.ipst.ac.th/
บรรณานุกรม
ระบบสารสนเทศ. สืบค้นเมื่อ 21 สิงหาคม พ.ศ. 2562, จากhttps://sites.google.com/sit/newtcamacc2559/rabb-sarsnthes.
ปฎิวัติการบริหารงานแบบใหม่ด้วยระบบ e- Office. สืบคั้นเมื่อ 21 สิงหาคม พ.ศ. 2562, จาก http:/www.eofficeservice.com/download/e-Law/ปฏิวัติองค์กรด้วยeOffice.pdf.
สถาบันส่งเสริมการสอนวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี (สสวท.) กระทรวงศึกษาธิการ เป็นหน่วยงานของรัฐที่ไม่แสวงหากำไร ได้จัดทำเว็บไซต์คลังความรู้ SciMath เพื่อส่งเสริมการสอนวิทยาศาสตร์ คณิตศาสตร์และเทคโนโลยีทุกระดับการศึกษา โดยเน้นการศึกษาขั้นพื้นฐานเป็นหลัก หากท่านพบว่ามีข้อมูลหรือเนื้อหาใด ๆ ที่ละเมิดทรัพย์สินทางปัญญาปรากฏอยู่ในเว็บไซต์ โปรดแจ้งให้ทราบเพื่อดำเนินการแก้ปัญหาดังกล่าวโดยเร็วที่สุด
The Institute for the Promotion of Teaching Science and Technology (IPST), Ministry of Education, a non-profit organization under the Thai government, developed SciMath as a website that provides educational resources in Science, Mathematics and Technology. IPST invites visitors to use its online resources for personal, educational and other non-commercial purpose. If there are any problems, please contact us immediately.
Copyright © 2018 SCIMATH :: คลังความรู้ SciMath. Terms and Conditions. Privacy. , All Rights Reserved.
อีเมล: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. (ให้บริการในวันและเวลาราชการเท่านั้น)